Pendahuluan & Gambaran Sistem

1.1 Tujuan Dokumen

Dokumen COCA Dashboard – Panduan Pengguna ini disusun untuk memberikan pemahaman menyeluruh kepada pengguna mengenai fungsi, struktur, sumber data, serta cara penggunaan Dashboard COCA (Calendar of Culture). Panduan ini dirancang sebagai acuan resmi untuk membantu pengguna dalam membaca, memonitor, dan melaporkan capaian KPI Culture Innovation di lingkungan Telkom Indonesia.

1.2 Ruang Lingkup Dashboard COCA

Dashboard COCA merupakan fitur pelaporan yang terintegrasi dalam platform Ideabox Telkom, yaitu sistem resmi pengelolaan ide dan event inovasi di Telkom Indonesia. Dashboard ini menampilkan aktivitas dan progres pelaksanaan budaya inovasi—khususnya kontribusi ide dan kegiatan event inovasi—untuk seluruh CFU/FU dan unit di Telkom.

1.3 KPI yang Dipantau

Dashboard COCA berfokus pada dua indikator utama budaya inovasi:

KPI 1: Kontribusi Inovasi Karyawan (12%)

Minimal 12% karyawan dalam suatu unit berkontribusi dalam kegiatan ideasi melalui Ideabox (baik sebagai pembuat maupun anggota tim ide) selama tahun berjalan.

KPI 2: Event Inovasi CFU/FU (1 Event/Tahun)

Setiap CFU/FU wajib menyelenggarakan minimal satu event inovasi per tahun, baik sebagai host maupun co-host.

1.4 Struktur Umum Dashboard

Dashboard COCA terdiri dari dua tab utama:

1. Contribution Analytics

   Menampilkan kontribusi ide karyawan per unit, tren kuartal, serta tabel detail kontribusi.

2. Event Analytics

   Menampilkan performa event inovasi per CFU/FU, grafik event per kuartal, serta rincian setiap event.

1.5 Siklus Pembaruan Data

Seluruh data dalam Dashboard COCA diperbarui secara otomatis setiap hari pada pukul 00:00:00 WIB, mencakup:

• Data ide

• Data talent (kontributor)

• Data event

• Mapping CFU/FU, Category Unit, dan Unit Karyawan

Dengan pembaruan harian, dashboard memastikan pengguna selalu mendapatkan informasi terbaru untuk keperluan monitoring dan pelaporan KPI.

---

2. Akses & Hak Pengguna

2.1 Pengguna yang Berhak Mengakses

Dashboard COCA hanya dapat diakses oleh pengguna internal Telkom dengan peran:

• HC Culture → memantau keseluruhan progres budaya inovasi di seluruh CFU/FU

• CA/CB (Culture Agent / Culture Booster) → perwakilan unit yang memonitor progres KPI budaya inovasi di unit masing-masing.

2.2 Persyaratan Akses Dashboard

Untuk mengakses dashboard, pengguna harus:

1. Login ke platform Ideabox Telkom menggunakan:

   • SSO LDAP, atau

   • Whitelist email (apabila tidak memiliki SSO).

2. Memiliki role CA/CB di Ideabox untuk melihat menu Dashboard COCA.

2.3 Model Akses

Semua pengguna dengan role CA/CB memiliki akses penuh untuk melihat data seluruh unit tanpa batasan akses.

Tidak ada unit-level restriction pada Dashboard COCA, sehingga pengguna dapat memantau keseluruhan performa budaya inovasi.

2.4 Prosedur Permintaan Akses

Jika pengguna membutuhkan akses sebagai CA/CB:

1. User mengajukan permintaan kepada HC Culture.

2. HC Culture meneruskan permintaan tersebut kepada tim pengelola Ideabox.

3. Proses pemberian role CA/CB dilakukan dalam waktu maksimal 1×24 jam.

---

3. Sumber Data

3.1 Mapping CFU/FU, Category Unit, dan Unit Karyawan

Data struktur organisasi karyawan diambil melalui API HCIAP, mencakup:

• NIK

• CFU/FU

• Category Unit

• Unit

Data ini otomatis diperbarui setiap hari pukul 00:00:00.

Karyawan yang tidak terdaftar didalam API HCIAP atau memiliki data unit yang tidak lengkap (CFU/FU, Category Unit, atau Unit kosong) tidak dihitung sebagai bagian dari unit manapun pada dashboard.

3.2 Sumber Data Ide (Idea Submission)

Data ide berasal langsung dari sistem Ideabox, meliputi:

• ID idea

• Pembuat idea

• Waktu submit

• Daftar anggota tim (team member)

• Status join event (jika ada)

Jika talent pindah unit, kontribusi ide akan otomatis mengikuti unit baru berdasarkan mapping API HCIAP harian.

3.3 Sumber Data Talent (Kontributor Ide)

Talent didefinisikan sebagai:

• Karyawan yang membuat ide, atau

• Karyawan yang bergabung sebagai anggota tim (team member) dalam suatu ide.

Data talent berasal dari Ideabox dan diperbarui harian.

3.4 Sumber Data Event Inovasi

Data event inovasi diambil dari modul Event di Ideabox, meliputi:

• Nama event

• Host CFUFU

• Co-host CFUFU

• Tanggal mulai dan selesai

• Daftar peserta (talent dan ide)

Event hanya dihitung jika di-host atau di-cohost oleh CFUFU.

Partisipasi saja tidak dihitung sebagai pencapaian KPI event.

3.5 Jadwal Pembaruan Data Harian

Semua data (ide, talent, event, dan mapping unit) diperbarui secara otomatis setiap hari pukul 00:00:00 untuk menjaga akurasi pelaporan KPI.